Mit der Einführung der E-Rechnung steht Unternehmen in Deutschland eine bedeutende Veränderung bevor. In den meisten größeren Betrieben ist der elektronische Rechnungsaustausch bereits im Einsatz; Mittelständler und Kleinunternehmer müssen sich in den nächsten Monaten darauf vorbereiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Entgegen der weit verbreiteten Annahme ist eine E-Rechnung nicht einfach ein per E-Mail versandtes PDF-Dokument. Vielmehr handelt es sich um ein maschinenlesbares Format, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten in den IT-Systemen der Unternehmen, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist im Wachstumschancengesetz verankert. Dieses Gesetz zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und die Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern. Es ist Teil einer umfassenderen Strategie zur Modernisierung der deutschen Wirtschaft und zur Vorbereitung auf ein EU-weites Umsatzsteuer-Meldesystem.
Wichtige Fristen für Unternehmen
Das Gesetz sieht einen stufenweisen Übergang zur E-Rechnung vor. Hier die wichtigsten Termine im Überblick:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies erfordert die Implementierung entsprechender technischer Lösungen.
- Ab 2027 wird die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend.
- Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro gilt bereits ab 2026 die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.
- Kleinere Unternehmen profitieren von einer Übergangsfrist bis 2028, sollten sich aber dennoch frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen, da möglicherweise ein Neuerwerb oder umfangreiche Änderungen beziehungsweise Anpassungen der Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware notwendig werden.
Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst als zeitliche und finanzielle Herausforderung erscheinen, bietet jedoch zahlreiche Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Versand können erhebliche Kosten reduziert werden.
- Effizienzsteigerung: Die automatisierte Verarbeitung beschleunigt den gesamten Rechnungs- und Controllingprozess und reduziert manuelle Fehler.
- Verbesserte Liquidität: Schnellere Bearbeitung und effizienterer Zahlungsverkehr können zu einer Verbesserung der Liquiditätssituation führen.
- Transparenz: E-Rechnungen ermöglichen gegenüber Banken und Behörden sowie Gesellschaftern und Geschäftspartnern eine zeitnah lückenlose und transparente Dokumentation aller Geschäftsvorgänge.
- Nachhaltigkeit: Die signifikante Reduzierung des Papierverbrauchs sowie Druckmaterial trägt zu einer umweltfreundlicheren Geschäftspraxis bei.
Vorbereitungen für Unternehmen
Um den Übergang zur E-Rechnung reibungslos zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Schritte planen:
- Frühzeitige Information über technische Anforderungen und verfügbare Softwarelösungen für E-Rechnungen.
- Rechtzeitige Planung der Umstellung und Schulung der Mitarbeiter.
- Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung des digitalen Archivierungssystems, da auch elektronische Dokumente mindestens zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden müssen.
- Nutzung der Gelegenheit zur Überprüfung und Optimierung der gesamten Buchhaltungsprozesse.
Die E-Rechnung stellt mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe dar. Sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung des Geschäftslebens. Mit der richtigen Vorbereitung können Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von erheblichen betriebswirtschaftlichen Vorteilen profitieren. Schnellere Prozesse, reduzierte Fehlerquoten und eine verbesserte Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern sind nur einige der positiven Auswirkungen, die die E-Rechnung mit sich bringt.