Unbezahlter Urlaub ist eine Möglichkeit für Arbeitnehmer, über ihren regulären Urlaubsanspruch hinaus freie Zeit zu nehmen. Grundsätzlich besteht in Deutschland kein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Während der bezahlte Erholungsurlaub durch das Bundesurlaubsgesetz geregelt ist, bedarf es für unbezahlten Urlaub einer individuellen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Tarifverträge oder betriebliche Regelungen können hierzu Regelungen enthalten. In bestimmten Situationen, etwa bei Elternzeit oder Pflegezeit, gibt es gesetzlich geregelte Freistellungsansprüche.
Steuerliche Behandlung
Unbezahlter Urlaub hat nicht nur Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis, sondern auch auf die lohnsteuerliche Behandlung. Da in dieser Zeit kein reguläres Gehalt gezahlt wird, gibt es steuerlich grundsätzlich keine besonderen Anforderungen. Maßgeblich ist das sogenannte Zuflussprinzip: Solange keine Einkünfte fließen, entstehen keine steuerpflichtigen Vorteile.
Allerdings sind Gehaltsbestandteile, die auch während des unbezahlten Urlaubs weitergewährt werden, steuerlich relevant. Dies betrifft insbesondere geldwerte Vorteile wie die private Nutzung eines Firmenwagens. In einem solchen Fall bleibt die steuerliche Verpflichtung bestehen, da der geldwerte Vorteil weiterhin zufließt.
Die Lohnabrechnung unterliegt auch bei unbezahltem Urlaub bestimmten Regelungen. Solange das Arbeitsverhältnis formal fortbesteht, zählen alle Kalendertage mit, unabhängig davon, ob für diese Tage Lohn gezahlt wird. Dies bedeutet, dass der Lohnzahlungszeitraum nicht unterbrochen wird, wenn der unbezahlte Urlaub innerhalb eines Monats beginnt oder endet. Nur in bestimmten Fällen, etwa wenn während des Urlaubs ein Einkommen aus einer ausländischen Beschäftigung erzielt wird, kann eine Ausnahme gelten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation im Lohnkonto: Wenn die Lohnzahlung für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage ausgesetzt wird, muss der Buchstabe „U“ für Unterbrechung eingetragen werden ( § 41 Abs. 1 Satz 5 EStG sowie § 4 Abs. 2 Nr. 2 LStDV) – unabhängig von der Fortzahlung von vermögenswirksamen Leistungen oder Sachleistungen wie einem Firmenwagen. Ein neuer Eintrag erfolgt für jede separate Unterbrechungsperiode, wobei Zeiträume, die sich über den Jahreswechsel erstrecken, getrennt betrachtet werden müssen.
Die Anzahl der im Lohnkonto eingetragenen Unterbrechungskennzeichen „U“ muss in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung angegeben werden. Der genaue Zeitraum der Unterbrechung muss nicht dokumentiert werden. Beispielsweise würde ein Arbeitnehmer, der im Jahr 2025 zwei separate Phasen unbezahlten Urlaubs nimmt, in der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Eintrag „2“ oder „zwei“ geführt.
Für weitere Details zu den lohnsteuerlichen Meldepflichten ab 2025: BMF-Schreiben vom 5. September 2024 – IV C 5 – S 2378/19/100002 :002).