Elektronische Rechnungen sind im Onlinevertrieb bereits gang und gäbe und auch im B2B-Bereich weit verbreitet. Doch schon ab 2024 wird in Art. 217 MwStSystRL eine geänderte Definition des Begriffs “Elektronische Rechnung” als Vorbereitung für eine geplante gesetzliche Pflicht zur papierlosen Belegerstellung hinweisen. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, das sich derzeit noch im fortgerückten Gesetzgebungsverfahren befindet.
Bei der bereits für 2025 geplanten E-Rechnungspflicht ist Deutschland schneller als die EU mit ihren geplanten ViDA-Maßnahmen, weswegen die ausdrückliche Genehmigung mittels eines Durchführungsbeschlusses durch den EU-Rat eingeholt werden musste.
Definition Elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Grundlage sind die europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und die Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU und Norm EN16931. Im öffentlichen Vergabewesen ist heute bereits die XRechnung im Einsatz, aber auch das hybride ZUGFeRD-Format, eine Kombination aus PDFund XML-Datei, erfüllt die Voraussetzungen.
Definition Sonstige Rechnung
Als sonstige Rechnung im Sinne der geplanten Verordnung gelten Rechnungen in Papierform, aber auch Rechnungen, die in in einem anderen als dem oben beschriebenen elektronischen Format erstellt werden. So gilt ein PDF ab dem 1.1.2025, der als Stichtag für die neuen Definitionen und als Einführungstag für die E-Rechnungspflicht gilt, nicht mehr als elektronische Rechnung. Kleinbetragsrechnungen müssen nicht in elektronischer Form erstellt werden.
Rechnungserstellung ist bereits Pflicht
Erbringt innerhalb Deutschlands ein Unternehmen eine Leistung an einen anderen Unternehmer, gilt auch heute bereits die Pflicht zur Rechnungsstellung, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerbefreit ist. Dafür gilt eine Frist von 6 Monaten ab dem Datum der Leistung beziehungsweise deren Fertigstellung. Ab 2025 wird die Rechnung in elektronischer Form Pflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E). Um die Unternehmen bei der Umstellung und Investition in entsprechende Software zu unterstützen, sind Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 39 UStG-E) vorgesehen.
2025 bis 2028
So dürfen für in 2025 erzielte und berechnete Umsätze weiterhin Rechnungen auf Papier oder – nach Zustimmung durch den Rechnungsempfänger – als PDF ausgestellt werden (§ 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG-E). Die Rechnung muss allerdings noch 2025 zugehen. Bis Ende 2026 gelten diese Erleichterungen für Unternehmen mit einem vorjährigen Jahresumsatz gemäß § 19 Abs. 3 UStG von maximal 800.000 Euro (§ 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG-E). Ab 2027 sind Papierrechnungen grundsätzlich nicht mehr zulässig, jedoch können bis Ende 2027 die bisherigen Übergangsregelungen in Anspruch genommen werden, wenn die Rechnungsübermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) gemäß Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98 erfolgt (§ 27 Abs. 39 Nr. 3 UStG-E). 2028 beginnt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Geschäfte.
