Fahrtenbuch muss exakte Angaben enthalten

Jeder Selbstständige, aber auch jeder Arbeitnehmer, der einen Firmenwagen nutzt, kennt das Problem: Will man die Einprozentregelung, also das Versteuern von einem Prozent des Listenneupreises des Autos vermeiden, muss man eine ausschließlich oder nahezu ausschließlich geschäftliche Nutzung nachweisen. Bei dieser beträgt das Verhältnis von betrieblicher zu privater Verwendung mindestens 90:10 Prozent (§ 7g EStG). Dieser Nachweis kann nur durch ein Fahrtenbuch erfolgen. Da es die Finanzämter bei den Eintragungen sehr genau nehmen und es auf Anordnung des Ministeriums nicht nur bei Plausibilitätsprüfungen belassen, ist die Anerkennung von reinen Betriebsfahrzeugen häufig Gegenstand von Klagen vor den Finanzgerichten.

Anforderungen vergleichbar mit Buchführung

Die Definition eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs unterscheidet sich kaum von den Regeln ordnungsgemäßer Buchführung. Es muss fortlaufend, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, nachträgliche Einfügungen sind verboten, Korrekturen müssen deutlich als solche erkennbar sein. Und nicht zuletzt müssen alle Angaben vollständig und korrekt sein. Daran scheitern in der Praxis nicht wenige Fahrtenbücher. Erforderlich sind das Datum und das Fahrtziel sowie der Kilometerstand bei Beginn und bei Ende der Dienstfahrt. Private Fahrten sind entsprechend zu kennzeichnen. 

Abkürzungen müssen nachvollziehbar sein

Doch damit allein ist es nicht getan. Es hat grundsätzlich auch der konkrete Zweck der Fahrt genannt zu werden beziehungsweise namentlich der besuchte Lieferant, Kunde oder Geschäftspartner samt vollständiger Anschrift mit Hausnummer. Lediglich Orte oder Straßen zu notieren genügt den Finanzbehörden nicht – mit einer Einschränkung: Lässt sich aus knappen Angaben zweifelsfrei das Ziel und der Anlass der Fahrt ermitteln, kann die Aufzeichnung so akzeptiert werden. So kann beispielsweise einem Fahrtenbuch zu Vereinfachungszwecken eine Kunden-, Lieferanten- oder Geschäftspartnerliste beigelegt werden, anhand derer Abkürzungen rasch zuzuordnen sind. Auch wiederkehrende Fahrten können in vereinfachter Form dokumentiert werden, sofern zu Beginn des Fahrtenbuchs die Daten einige Male vollständig angegeben wurden. Ein entsprechendes, immer wieder zitiertes Urteil hat das Finanzgericht Berlin-Brandenburg bereits 2018 gefällt (Az.: 7 K 7287/16).