Ein BMF-Schreiben vom 30.6.2021 (IV C 6 – S 2145/19/10003 :003) zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten geht unter anderem auf die technischen Neuerungen bei Kassensystemen ein. Es ersetzt das BMF-Schreiben vom 21.11.1994 und ist ab sofort in allen offenen Fällen anzuwenden.
Grundsätzlich gilt: Werden Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet, sind die dabei anfallenden und objektiv als angemessen zu beurteilenden Kosten lediglich zu 70 Prozent steuerlich abziehbar. 30 Prozent sind vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen, weil ein privater Anteil des Bewirtenden angenommen wird, der nicht geltend gemacht werden kann (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG).
Der Bewirtungsbeleg
Sollen Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden, fordert das Finanzamt einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG). Dieser Beleg muss zeitnah, kann aber formlos erstellt werden, wenn er vom Steuerpflichtigen unterschrieben wird. Dies ist mittlerweile nach vielen einschlägigen Gerichtsurteilen als verbindlich anzusehen. Liegt eine Rechnung von einem Caterer oder Restaurant vor, muss sie dem Bewirtungsbeleg beigefügt oder angeheftet werden.
Die Bewirtungsrechnung
Eine Rechnung muss steuerrechtlich allen umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen. Pflichtangaben sind:
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- eine Leistungsbeschreibung.
Die Kleinbetragsrechnung
Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro unterliegen als sogenannte Kleinbetragsrechnungen einigen Erleichterungen (§ 33 UStDV). Sie müssen beinhalten:
- den Namen und die Anschrift des Gastronomiebetriebs,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art der Bewirtung,
- den Gesamtrechnungsbetrag,
- den Steuerbetrag samt Steuersatz.
Die Rechnungserstellung
Ist der Gastronomiebetrieb mit einem elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne des § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 KassenSichV) ausgestattet, dürfen Unternehmen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass nur dann steuerlich in Abzug bringen, wenn sie maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen vorlegen können. Auf die Richtigkeit und damit steuerliche Absetzbarkeit dieser Rechnung darf der Steuerpflichtige vertrauen, sofern eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls auf dem Beleg angegeben sind. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes aufgedruckt sein.
Die Veranstaltung
Veranstaltungen werden in der Regel im Nachhinein abgerechnet und der Rechnungsbetrag überwiesen. In diesem Fall muss kein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion vorgelegt werden; es genügt für eine steuerliche Geltendmachung der Bewirtungskosten die Verbuchung der Rechnung und die Vorlage des Zahlungsbelegs.
Der Verzehrgutschein
Werden an Gäste Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage in einem darauf angegebenen Bewirtungsbetrieb Speisen und Getränke in Empfang genommen werden können, genügt für den Betriebsausgabenabzug die Rechnung des Gastronomen über die entsprechenden Gutscheine.
Der digitale Bewirtungsbeleg
Bewirtungsbelege dürfen auch in elektronischer Form eingereicht werden. Das gilt für digital ausgestellte oder nachträglich digitalisierte Rechnungen sowie für digitalisierte Eigenbelege des bewirtenden Steuerpflichtigen. Die steuerlichen Abzugsvoraussetzungen sind unter den folgenden Voraussetzungen erfüllt:
- Der Steuerpflichtige erstellt zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben oder ergänzt digital die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung.
- Der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument wird elektronisch aufgezeichnet.
- Das Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung wird vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt.
- Der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung wird elektronisch aufgezeichnet.
- Bei einer Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb wird der Beleg zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch archiviert.
- Alle Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff werden erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren wurden in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Die Auslandsbewirtung
Bei Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich die gleichen Grundsätze wie bei Bewirtungen im Inland. Kann glaubhaft gemacht, dass im Ausland keine den deutschen Richtlinien folgenden, detaillierten, maschinell erstellten oder elektronischen Rechnung zu erhalten war, kann auch ein mangelhaftes, womöglich sogar handschriftliches Dokument anerkannt werden. Dabei muss jedoch durch das Finanzamt nachvollziehbar sein, dass im entsprechenden Land keine Regeln zur Erstellung von Rechnungen gelten.
