Das Finanzgericht Düsseldorf hat in einem aktuellen Urteil die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs und die Dokumentation nachträglicher Änderungen präzisiert.
Nicht ordnungsgemäß geführt
Die Klägerin hatte ihrem Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen. Der Arbeitnehmer führte ein elektronisches Fahrtenbuch mit der Software “Fahrtenbuch Express”. Dieses wurde vom Finanzamt wegen verschiedener nachträglicher Änderungen als nicht korrekt geführt abgelehnt. Das Finanzgericht wies die Klage der Klägerin ab und stellte fest, dass die elektronischen Fahrtenbücher nicht ordnungsgemäß war. Der geldwerte Vorteil wird damit durch das zuständige Finanzamt unter Anwendung der Einprozent-Regelung ermittelt.
Die Urteilsbegründung stellt einen hilfreichen Hinweis für alle Nutzer elektronischer Fahrtenbücher dar. Bemängelt wurden:
- Fehlende äußere geschlossene Form. Nachträgliche Änderungen an den Daten wurden nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert.
- Nicht zeitnahe Führung. Die Einträge wurden nicht zeitnah, sondern im Drei- bis Sechswochen-Rhythmus vorgenommen.
- Keine Vorlage der Änderungsprotokolle. Die Klägerin legte die Änderungsprotokolle bzw. sonstigen internen Protokolldateien trotz Aufforderung nicht vor.
Das Gericht betonte, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis der Privatnutzung erfülle, wenn es eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit biete und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müsse. Ein Vertrauensschutz auf die frühere Nichtbeanstandung gleichartiger Fahrtenbücher bei Außenprüfungen bestehe nicht (Az.: 3 K 1887/22 H(L)).
