Nicht selten müssen Unternehmen im Rahmen einer Auftragsabwicklung Auslagen für ihre Kunden vorschießen. Wie geht man mit diesen Positionen um? Sind sie grundsätzlich als Kosten zu verbuchen, wobei die Vorsteuer gezogen werden kann und bei der Weiterberechnung die dann erzielten Einnahmen wiederum der Umsatzsteuer unterworfen werden müssen? Wäre diese Vorgehensweise korrekt gegenüber dem Finanzamt und dem Auftraggeber? Geht es unter Umständen auch praxisgerechter?
Durchlaufende Posten liegen vor, wenn Zahlungen
- in fremdem Namen und
- auf fremde Rechnung
vereinnahmt beziehungsweise verauslagt werden, das Unternehmen also ausschließlich als Zahlungsmittler fungiert. Dieser hat keinen Rechtsanspruch in Bezug auf die vereinnahmten oder verauslagten Beträge. Die Rechnung darf in diesem Fall natürlich nicht auf den Auftragnehmer ausgestellt werden, sondern muss an den Auftraggeber adressiert sein.
Weil es sich um fremdes Geld handelt, muss es von allen anderen Aktivitäten des Unternehmens strikt abgegrenzt werden. Dafür ist eine genaue Dokumentation über die Herkunft des Geldes oder den Grund der Auslage notwendig sowie gegebenenfalls eine sichere Verwahrung. Fremde Gelder dürfen nicht gepfändet werden und gehören nicht zur Insolvenzmasse.
Durchlaufende Posten sind unter sonstige Verbindlichkeiten beziehungsweise Vermögensgegenstände auf einem gesonderten Verrechnungskonto zu erfassen, sofern der Vorgang nicht unmittelbar abgeschlossen wird. Beispiel hierfür wäre ein Handwerker, der eine Besorgung für seinen Kunden übernimmt, diese bar bezahlt und das ausgelegte Geld umgehend bar wieder erstattet bekommt.
Bezahlt der Handwerker bargeldlos über sein Firmenkonto, muss eine Erfassung in den Büchern in der Form Durchlaufende Posten gegen Bank erfolgen. Die Buchung (in der Regel 1370) ist buchhalterisch neutral und wirkt sich steuerlich nicht aus. Ausgebucht werden durchlaufende Kosten entsprechend gegen Kasse oder Bank, wenn die Zahlung beziehungsweise Erstattung erfolgt ist.
Tätigt das Unternehmen im Zusammenhang mit einem Auftrag Material- oder Verbrauchsmitteleinkäufe oder nimmt Dienstleistungen in Anspruch, gehören diese zu den Betriebsausgaben und stellen selbst dann keine durchlaufenden Posten dar, wenn die Aufwendungen dem Kunden oder einem Dritten ohne Gewinnaufschlag weiterberechnet werden. In diesem Fall sind Kosten und Erlöse umsatzsteuerpflichtig zu buchen.
