i.V. oder i.A.?

Im Geschäftsleben ist das Einschaltung von Vertretern zur Unterzeichnung von Verträgen oder sonstigen Erklärungen fast unumgänglich. Nicht immer und für jede Willenserklärung steht der Geschäftsführer oder Inhaber zur Verfügung, um eine eigenhändige Unterschrift zu leisten. Dafür werden Vollmachten erteilt, die klaren Abstufungen folgen. Wichtig ist, dass diese Vollmachten deutlich gekennzeichnet und unter Umständen belegt werden, damit die Vertretung und damit der Vertrag wirksam ist. Vor allem der Grundsatz der Offenkundigkeit stellt dabei einen wichtigen Aspekt dar. Der Geschäftspartner will und muss genau wissen, wer für wen handelt und in welchem Umfang ihm diese Handlung zugestanden wird. Die Abstufung der Bevollmächtigungsmöglichkeiten folgt im Groben zwei Stufen mit jeweils zwei weiteren Unterteilungen:

Ist ein Eintrag im Handelsregister erfolgt,

  1. handelt der Bevollmächtigte als Geschäftsführer oder Vorstand einer Gesellschaft eben für diese Gesellschaft. Ist ein entsprechender Eintrag vorhanden, kann er auch von §181 BGB – dem sogenannten Selbstkontrahierungsverbot – befreit sein und damit Geschäfte mit sich selbst abschließen.
  2. ist der Bevollmächtigte als Prokurist eingesetzt. Auch er hat umfassende Rechte, aber auch Haftungspflichten beim Abschluss von Verträgen. Er wiederum kann nicht von §181 BGB befreit werden. Sein Zeichnungskürzel lautet ppa (per prokura) und muss aus Transparenzgründen angegeben werden.

Nicht im Handelsregister eingetragen und damit mittels Einzelerklärung durch den Inhaber oder die Gesellschaft beziehungsweise deren Bevollmächtige zu bevollmächtigen sind

  • Handlungsbevollmächtigte mit weitreichenden Freiräumen als Vertreter des Unternehmens oder Bevollmächtigte in speziellen Bereichen, beispielsweise Personalchefs, Verwaltungsleiter oder Lager- und Produktionsleiter. Sie zeichnen mit i.V. und müssen auf Wunsch, besonders aber bei einseitigen Erklärungen (Kündigungen) ihre Vollmacht im Original vorweisen. Alternativ kann eine im Handelsregister aufgeführte Person mitunterzeichnen.
  • Beauftragte für einen Bereich oder eine Tätigkeit, etwa Angestellte im Einkauf. Ihr Kürzel lautet i.A. und macht deutlich, dass ihre Vollmacht beschränkt ist und keinen persönlichen Haftungen unterliegt. Die Gegenseite kann hier um Bestätigung durch einen Bevollmächtigten mit weitreichenderen Rechten bitten, bevor ein Vertrag zustande kommt. Einseitige Willenserklärungen kann ein nur für eine Tätigkeit Bevollmächtigter nicht aussprechen.

Dass ein Bevollmächtigter seine “Stufe” nach oben überschreitet, ist relativ selten, hat es doch in aller Regel massive arbeitsrechtliche Konsequenzen. Doch was gilt, wenn er das entsprechende Kürzel vergisst? Oder als Bevollmächtigter, der eigentlich mit i.V. zeichnen sollte, “nur” mit i.A. unterschreibt?

Das Kammergericht Berlin hatte sich in diesem Fall auf einen Aspekt gestützt, der als Praxistipp gelten kann. Hat der Unterzeichnende Zugang zum Firmenstempel, gilt dies als Anscheinsbeleg dafür, dass er über weitreichendere Vollmachten verfügt. Der Vertrag kommt also wirksam zustande auch ohne vorgelegte Vollmacht und korrektem Kürzel (KG Berlin Az.: 8 U 1042/20). Das bedeutet im Umkehrschluss allerdings auch, dass Firmenstempel nur vertrauenswürdigen Personen zugänglich sein sollten.