Das Bundesarbeitsgericht hat digitale Gehaltsabrechnungen grundsätzlich als zulässig erklärt. Die Bereitstellung solcher Dokumente in elektronischer Form erfülle die gesetzlichen Anforderungen an die Textform, stellte die Kammer klar. Arbeitgeber seien jedoch verpflichtet, sicherzustellen, dass Arbeitnehmer, die keinen Zugang zu digitalen Systemen haben, ihre Abrechnungen dennoch einsehen und gegebenenfalls in Papierform erhalten können.
Der konkrete Fall betraf eine Angestellte, die gerichtlich verlangte, ihre Gehaltsabrechnungen weiterhin in Papierform zu erhalten. Ihr Arbeitgeber hatte zuvor auf Grundlage einer innerbetrieblichen Vereinbarung alle Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Vorinstanz gab der Klägerin recht und vertrat die Rechtsauffassung, dass die Abrechnungen als zugangsbedürftige Erklärungen unmittelbar an den Arbeitnehmer übermittelt werden müssten.
Grundsätzliche Regelung mit Ausnahmen
Das daraufhin durch die Beklagte angerufene BAG sah dies jedoch anders und stellte klar, dass die Bereitstellung im betrieblichen Intranet den gesetzlichen Anforderungen genügt. Der Arbeitgeber sei nicht verpflichtet, ein physisches Dokument auszuhändigen, solange die digitale Bereitstellung den Anforderungen an die Textform entspreche. Der Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung sei als Holschuld zu verstehen, die durch den digitalen Abruf erfüllt werden könne.
Allerdings betont das Gericht, dass Arbeitgeber die Interessen der Arbeitnehmer angemessen berücksichtigen müssen. Dies gilt insbesondere für Beschäftigte, die keine Möglichkeit haben, auf digitale Dokumente zuzugreifen. In solchen Fällen sollte im Betrieb die Einsichtnahme und ein Ausdruck ermöglicht werden. Der Datenschutz muss dabei selbstverständlich gewahrt bleiben.
Darüber hinaus wurde während des Prozesses die Frage aufgeworfen, inwieweit die betriebliche Mitbestimmung bei der Einführung digitaler Gehaltsabrechnungen eine Rolle spielt. Es muss geklärt werden, ob entsprechende Regelungen auf Unternehmensebene getroffen werden können oder ob die einzelnen Betriebsräte zuständig sind. Dieses Verfahren wurde zur weiteren Prüfung an die Vorinstanz zurückverwiesen (BAG, Az.: 9 AZR 487/24).