Arbeitsverträge konnten in Deutschland bereits digital oder sogar mündlich geschlossen werden. Dennoch bestand bis Ende 2024 die gesetzliche Pflicht, wesentliche Vertragsbedingungen wie Arbeitszeit, Gehalt und Urlaub in Schriftform nachzuweisen, das heißt, ausgedruckt und unterschrieben. Dies beruhte auf der gesetzlichen Regelung des § 126 BGB.
Mit dem am 1. Januar 2025 in Kraft getretenen Bürokratieentlastungsgesetz IV entfällt diese Pflicht weitgehend. Der Nachweis der Vertragsbedingungen erfordert nun nur noch die sogenannte Textform nach § 126b BGB. Damit können Arbeitgeber die relevanten Informationen per E-Mail oder über digitale HR-Systeme übermitteln. Arbeitnehmer müssen darauf Zugriff haben, das Dokument speichern und ausdrucken können. Zudem ist ein Nachweis des Empfangs erforderlich, etwa durch eine Lesebestätigung oder eine kurze Rückantwort.
Keine Regelung ohne Einschränkungen
Besondere Regelungen gelten jedoch weiterhin. Befristete Arbeitsverträge müssen nach wie vor schriftlich abgeschlossen werden, können jedoch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) rechtswirksam ersetzt werden. Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind, darunter Baugewerbe, Gastronomie oder das Transportwesen, unterliegen weiterhin der Pflicht zur Schriftform. Ebenso gilt für Praktikanten, die den Mindestlohn erhalten, weiterhin die Nachweispflicht in Schriftform.
Bestimmte administrative Vorschriften wurden ebenfalls modernisiert. Arbeitgeber dürfen Arbeitszeugnisse nun digital ausstellen, sofern der Arbeitnehmer zustimmt. Zudem entfällt die Pflicht, arbeitsrechtlich relevante Gesetze physisch auszuhängen; eine digitale Bereitstellung genügt. Anträge auf Elternzeit oder Pflegezeit können nun ebenfalls in Textform gestellt und beantwortet werden.
Kündigungen bleiben jedoch eine Ausnahme: Sie erfordern weiterhin die Schriftform. Eine Kündigung per E-Mail oder Messenger-Dienst ist nicht rechtswirksam, um übereilte Entscheidungen zu vermeiden. Trotz der Erleichterungen können Unternehmen weiterhin auf traditionelle Papierverträge setzen, falls sie dies bevorzugen.