Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet voran, und das neue Bürokratieentlastungsgesetz trägt dieser Entwicklung Rechnung. Für Unternehmen ergeben sich daraus wichtige Änderungen bei der Handhabung arbeitsrechtlicher Dokumente. Besonders bedeutsam sind die Neuregelungen im Bereich der Nachweispflichten, die nun in vielen Fällen auch in digitaler Form erfüllt werden können.
Grundlegende Änderungen im Nachweisgesetz
Eine zentrale Neuerung betrifft den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen. Während bisher die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift zwingend erforderlich war, genügt künftig in vielen Fällen die Textform. Jedoch ist das Absenden einer E-Mail allein kein Grund, davon auszugehen, dass die Nachricht auch empfangen und gelesen wurde. Eine Empfangsbestätigung und notfalls ein „Nachsenden“ der E-Mail per Post kann Rechtsunsicherheiten beseitigen.
Die Schriftform (§ 126 BGB) verlangt ein Papierdokument mit eigenhändiger Unterschrift. Eine E-Mail oder ein Scan genügen nicht.
Die Textform (§ 126b BGB) ist weniger streng. Hier reicht eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, bei der die Person des Erklärenden erkennbar ist. Eine E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht erfüllt diese Anforderung.
Trotz der Modernisierung bleiben wichtige Bereiche des Arbeitsrechts dem klassischen Schriftformerfordernis unterworfen. Dies betrifft insbesondere alle Rechtsgeschäfte, die auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielen. Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen weiterhin der eigenhändigen Unterschrift auf dem Original. Auch bei Befristungsabreden – mit Ausnahme der Regelaltersgrenze – ist die Schriftform nach zwingend einzuhalten. Besondere Aufmerksamkeit müssen Unternehmen in Branchen walten lassen, die vom Schwarzarbeitsgesetz erfasst werden. In diesen Wirtschaftszweigen bleibt die Schriftform für den Nachweis der Arbeitsbedingungen verpflichtend.
Die elektronische Signatur als Alternative
In bestimmten Fällen kann die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB die herkömmliche Schriftform ersetzen. Dies gilt beispielsweise für Befristungsabreden, sofern die Zertifizierung nach Art. 26 eIDAS-VO eingehalten wird. Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist diese digitale Alternative jedoch ausdrücklich ausgeschlossen.
Die Nichteinhaltung von Formvorschriften kann weitreichende Folgen haben. Ein Formfehler bei einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag führt zur Unwirksamkeit der Erklärung. Bei der Befristung von Arbeitsverträgen kann ein Formverstoß dazu führen, dass ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht. Unternehmen sollten daher im Zweifel die strengere Schriftform wählen.
