Die erste Tätigkeit nach einer Dienstreise ist es für Arbeitnehmer, die Reisekostenabrechnung zu machen. In diese werden alle Kosten für Flug- oder Bahntickets und gegebenenfalls Mietwagen, Übernachtung sowie weitere Auslagen wie etwa Eintritte, Tickets oder Geschäftsessen aufgeführt. Die entsprechenden Belege sind als Originale beizufügen. Bei Bewirtungen ist zwingend der Eingeladene namentlich auf der Rechnung zu nennen. Darüber hinaus dürfen Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Da kommen nicht selten erkleckliche Beträge zusammen.
Vor allem im Zusammenhang mit den Fahrt- und Hotelkosten stellt sich die Frage, ob man als Mitarbeiter in Vorleistung treten muss, im Grunde also dem Arbeitgeber einen Kredit zu gewähren hat.
§669 BGB: Für die zur Ausführung des Auftrags erforderlichen Aufwendungen hat der Auftraggeber dem Beauftragten auf Verlangen Vorschuss zu leisten.
Das Bürgerliche Gesetzbuch liefert diesbezüglich also eine eindeutige Antwort, fordert aber den Beauftragten – in diesem Fall also den Arbeitnehmer – auf, selbst aktiv zu werden und den Chef um Geld für die bevorstehende Reise zu bitten. Dieser muss nicht von sich aus einen Vorschuss leisten.
Wie hoch muss der Vorschuss sein? Das steht nicht im Gesetz, ist also auslegungsbedürftig. Jedoch ist von “zur Ausführung des Auftrags erforderlichen Aufwendungen” die Rede. Hierzu sind die Kosten für die Fahrt und die Übernachtung(en) zu zählen, nicht aber die Verpflegungsmehraufwendungen. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass die Pflicht des Arbeitgebers, einen Vorschuss zu leisten, von der Höhe des Gehalts des Arbeitnehmers abhängig ist. So wird es eine gut bezahlte Führungskraft finanziell eher verkraften, die Kosten für eine kurze Reise vorzustrecken, einen Mitarbeiter mit geringem Lohn jedoch werden diese Auslagen stark belasten. Als Arbeitgeber sollte man dafür sensibel sein.
